¿Qué es un Diagrama o Gráfica de Gantt?

Ejemplo de una gráfica de Gantt

El diagrama o gráfica de Gantt es una herramienta sumamente útil cuando de formulación y gerencia de proyectos se trata, ya que permite definir, de una manera gráfica, práctica y sistemática, la duración de las distintas actividades que deben ejecutarse para llevar a feliz término un determinado proyecto.

En este tipo de diagrama las actividades del proyecto se muestran siempre de manera vertical, mientras que los tiempos aparecen representados de manera horizontal.

En otras palabras, el diagrama de Gantt no es más que un gráfico de barras, una estrategia de planeación que puede servir como una especie de guía a la hora de poner en marcha todas las labores necesarias para ir de un punto A hasta un punto B.

Esta herramienta fue introducida aproximadamente en el año 1914, por el ingeniero norteamericano Henry Gantt (de allí el nombre “diagrama de Gantt”), quien desarrolló un método de control de operaciones basado en gráficos y barras, el cual más adelante fue utilizado por el ejército y la marina de los Estados Unidos, logrando así popularizarse.

El diagrama de Gantt funciona como una especie de calendario, conformado por barras, en el que se establece la fecha de inicio y de culminación de cada actividad correspondiente a un proyecto, y en donde además pueden incorporarse datos relacionados con el material, el capital, el personal requerido, entre otros aspectos fundamentales, para tener una visión más clara de lo que implica el proyecto.

Digamos que es lo más parecido a un plan de acción, que además podremos monitorear de manera gráfica, para conocer si efectivamente está siendo cumplido o si requiere de la realización de determinados ajustes.

Como hacer las graficas de gantt

Ventajas de utilizar un Diagrama de Gantt

Ya hemos dicho que, en términos generales, el diagrama de Gantt resulta bastante oportuno para la planificación de proyectos de forma eficiente, pero si partimos de lo específico, encontraremos que algunas de las principales ventajas que tiene la aplicación de este tipo de herramienta en el ámbito de la gerencia de proyectos son las siguientes:

  1. Brinda una perspectiva visual que facilita el entendimiento del proyecto a desarrollar.
  2. Permite ordenar eficientemente las actividades requeridas para la ejecución del proyecto.
  3. Facilita el control y supervisión de los procesos.
  4. Da un estimado del tiempo que tomará cada actividad individualmente y del tiempo que tomará la ejecución del proyecto en su totalidad.
  5. Ayuda a conocer si el desarrollo de una actividad interfiere con la ejecución de otra en términos de tiempo, permitiendo jugar con la duración de cada una para una mejor distribución.
  6. Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada por casi cualquier persona, desde los niveles más bajos en una jerarquía organizacional hasta el nivel gerencial, y que puede elaborarse ya sea mediante herramientas de uso informático o con la ayuda de un lápiz y un papel.

Cómo elaborar un Diagrama o Gráfica de Gantt

A pesar de que no existen estándares específicos para el armado de un diagrama de Gantt, generalmente se trabaja con dos conjuntos de columnas, uno de ellos se encuentra ubicado del lado derecho de la tabla y el otro del lado izquierdo.

Las columnas que se encuentran del lado izquierdo contienen información sobre las actividades a realizar, el material, el personal y demás recursos requeridos para la ejecución del proyecto, mientras que las columnas que se encuentran del lado derecho reflejan el tiempo de duración de cada una de las actividades, el cual puede corresponder a días, semanas o meses, según sea más conveniente, teniendo en cuenta la magnitud de los trabajos a realizar.

Para armar un diagrama de Gantt, los pasos básicos que debemos seguir son los siguientes:

  1. Lo primero que debemos hacer es dibujar las columnas y filas que formarán parte de nuestro diagrama, y en las cuales iremos colocando toda la información que consideremos necesaria. El número de columnas y filas dependerá de la cantidad de datos que se quiera incluir en el gráfico, pero por lo general puede trabajarse con un conjunto sencillo de 4 columnas ubicadas al lado izquierdo de la tabla, seguido del número de columnas que sea necesario para apuntar la cantidad de días, semanas o meses que tomará la ejecución del proyecto. Por otro lado, el número de filas que dibujaremos dependerá de la cantidad de actividades involucradas en el plan.
  2. En las filas de la primera columna colocaremos todas las actividades que sea necesario realizar, una debajo de la otra, cada una en una cuadrícula distinta.
  3. En las filas de la segunda columna colocaremos la fecha estimada de inicio de cada una de las actividades.
  4. En la tercera columna apuntaremos la fecha estimada de finalización o cierre de cada tarea.
  5. En la cuarta columna colocaremos el tiempo total estimado para la duración de cada una de las actividades, teniendo en cuenta la unidad de tiempo seleccionada, ya sean días, semanas o meses. Es muy importante tener en consideración que, aunque no sepamos con total certeza la cantidad de tiempo que demorará una actividad, debemos colocar parámetros razonables a los cuales podamos apegarnos para administrar mejor nuestro tiempo y nuestro esfuerzo, es decir, a la hora de fijar las fechas debemos ser tan realistas como sea posible, pero buscando siempre hacer un uso verdaderamente eficiente de éste y del resto de los recursos.
  6. Lo que haremos a continuación será dibujar un conjunto de columnas que irá del lado derecho de la tabla, justo después de la cuarta columna en la que ubicamos la duración total de las actividades. El número de estas columnas dependerá de la cantidad de tiempo necesaria para culminar el proyecto en su totalidad, y estarán dividas igualmente en función de la unidad de tiempo con la que se haya decidido trabajar (días, semanas o meses). En las filas de estas columnas iremos dibujando bloques de color que representarán el tiempo de duración de cada actividad, lo que nos ayudará a determinar si existe alguna prelación en el desarrollo de las mismas.

Cuando hablamos de una “prelación” nos referimos a una relación de dependencia entre una actividad y su tarea anterior o posterior. Esto nos permite conocer si es necesario culminar con el desarrollo de una actividad antes de iniciar con la siguiente, o si por el contrario ambas pueden ejecutarse de manera simultánea.

  1. El siguiente paso será demarcar el momento actual del proyecto, para lo cual trazaremos una línea vertical que partirá del día, semana o mes correspondiente a la fecha presente, y rellenaremos con un tono más oscuro las celdas de los días, semanas o meses que hayan transcurrido. Además, mediremos el progreso de cada una de las actividades dibujando una línea oscura y fina dentro de los bloques de color que determinan la duración de cada tarea. Si la actividad ha culminado, la línea de color oscuro tendrá la misma longitud que el bloque de color correspondiente a su duración, mientras que si aún se encuentra en proceso, tendrá la longitud que corresponda a su avance o progresión en el tiempo.

Ejemplo de un Diagrama de Gantt

Cómo Elaborarlo Paso a Paso

Ejemplo de una grafica de gantt

Te presentamos un fragmento de la gráfica, aquí puedes ver el diagrama completo en formato de Excel.

Ya hemos aclarado cuáles son los pasos necesarios para realizar un diagrama o gráfica de Gantt, pero para entenderlo mejor y tener una idea un poco más visual de lo que se debe hacer, tomaremos como referencia el siguiente ejemplo basado en la planificación para la implantación de un local de comidas.

Las actividades a considerar para la puesta en marcha de este proyecto serán:

  1. Realización de un estudio de mercado previo.
  2. Constitución del negocio.
  3. Desarrollo de la inversión.
  4. Construcción del lugar.
  5. Amoblado del local.
  6. Selección del capital humano.
  7. Capacitación del capital humano.
  8. Alineación administrativa.
  9. Inicio de operaciones.

En el lado izquierdo de la gráfica, se procede a colocar cada una de las actividades en la primera columna. En la segunda y tercera columna se colocan el tiempo estimado de inicio y de culminación para cada una de estas labores, y en la cuarta columna se fija el tiempo de duración estimado para la ejecución del proyecto en su totalidad.

Columnas de actividades en el diagrama de gantt

El lado derecho de la tabla funciona como una especie de calendario. Las columnas que conforman este lado del diagrama corresponden a los meses que tardará en desarrollarse el proyecto, y éstos a su vez se encuentran divididos en semanas, de manera que resulte más sencillo a la hora de monitorear el curso de las actividades.

Duración de las actividades por semanas

Los bloques de color azul indican la duración de cada tarea de una forma mucho más gráfica, y nos permiten conocer a simple vista si existe alguna relación de dependencia entre una y otra actividad.

Por ejemplo, vemos que la primera actividad (realización de un estudio de mercado previo) tardará una semana y que la segunda actividad (constitución del negocio) no podrá comenzar sino hasta que ese tiempo haya transcurrido y la primera labor se haya cumplido.

Esto es así porque antes de proceder a la constitución de la empresa, deben tenerse muy en claro aspectos como: la demanda del producto o servicio que se quiere ofrecer y si hay realmente una oportunidad para introducirlo en el mercado, el segmento de mercado a abarcar, las estrategias de posicionamiento a implementar, etc., para poder contar con mayor orientación y saber exactamente qué es lo que queremos y hacia dónde vamos.

Bloques de duración en la gráfica

Por otra parte, puede darse el caso de que dos o más tareas se ejecuten de manera simultánea, tal como ocurre con la tercera actividad (desarrollo de la inversión) y la cuarta actividad (construcción del lugar).

En este caso, se considera posible que ambas labores se lleven a cabo al mismo tiempo, ya que a medida que va ejecutándose la inversión, puede procederse con el levantamiento de la infraestructura, pues se cuenta con parte del capital requerido para ello.

Además, de esta forma se evita que el capital de la inversión vaya perdiendo poder adquisitivo como consecuencia de un alto índice inflacionario, por lo que es una manera de realizar un uso más eficiente tanto del tiempo como del dinero.

Habiendo dicho esto, es importante tomar en cuenta todas las variables posibles a la hora de determinar los tiempos para cada una de las labores, de manera que puedan tomarse decisiones sensatas y que además permitan optimizar los recursos con los que se cuenta. No debemos olvidar que lo esencial cuando se trata de planificar y ejecutar un proyecto debe ser siempre obtener resultados de la mayor calidad con un uso reducido de tiempo y de capital.

Por último, vemos que hay una línea vertical de color rojo que parte de la casilla correspondiente a la cuarta semana del mes enero, lo que demarca el momento actual del proyecto.

Momento actual del proyecto

Además de esto, notamos que en los bloques de color de la primera y de la segunda actividad hay una línea negra que va desde el inicio hasta el final de las celdas correspondientes a la duración de estas tareas, y esto nos indica que ambas labores ya han sido ejecutadas y cumplidas satisfactoriamente.

Actividades culminadas en los diagramas de gantt

Por otro lado, vemos que hay una línea negra que atraviesa el bloque de color correspondiente a la duración de la tercera actividad, pero que no cubre la longitud total de éste, lo cual indica que dicha tarea aún se encuentra en ejecución.

Los bloques de color que no muestran ninguna línea horizontal dentro de ellos, corresponden a aquellas actividades que aún no se han ejecutado. Esta es la forma que tenemos para monitorear el avance de cada una de las labores del proyecto en cuestión.

Softwares o programas para elaborar un Diagrama de Gantt

A pesar de que el diagrama de Gantt puede hacerse con ayuda de un simple lápiz de grafito y una hoja, hay algunas herramientas o programas de uso informático que facilitan su elaboración.

En primer lugar, puedes utilizar Microsoft Excel, te enseñamos en nuestro sitio cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.

Otros programas que puedes utilizar son:

  1. Microsoft Visio 2010

Este software facilita la creación de diagramas o gráficas de Gantt para la programación de las tareas correspondientes a un determinado proyecto, y permite comunicar la información de planificación de manera detallada a todos los miembros de la organización.

  1. Microsoft Project

Se trata de una aplicación destinada a la gestión de proyectos de carácter empresarial, la cual ofrece un gran número de herramientas utilizadas para la planificación, seguimiento de los recursos, mantenimiento de los costos y notificación del progreso a los miembros del equipo. Cuenta con vistas de informe mejoradas, una interfaz de calendario y una función de adición de gráficos tridimensionales que facilitan la creación de informes más eficaces en términos visuales.

  1. Ganttproject

Este programa es considerado una plataforma para la planificación y creación de itinerarios, y tiene una gran similitud con la anterior herramienta, Microsoft Project. Es un software bastante simple que puede ser ejecutado en cualquier sistema operativo, ya que está escrito en el lenguaje de programación “Java”, y además cuenta con la ventaja de utilizar un formato de archivo XML que permite guardar el itinerario creado y exportarlo a páginas web HTML.

Programa para hacer diagramas de gantt - ganttproject
  1. Smartdraw

Es un programa destinado a la creación de más de 70 tipos diferentes de diagramas, gráficas y herramientas visuales, pero de una manera mucho más práctica y sencilla. Se considera incluso una mejor alternativa que el tradicional Microsoft Visio y una herramienta más poderosa que el clásico Office.

Smartdraw combina plantillas inteligentes, herramientas y automatización, por lo que puede resultar bastante fácil de usar, y además permite crear gráficas de Gantt desde cualquier navegador web moderno y desde cualquier computadora o dispositivo móvil que ejecute Windows, Mac, Android, iOS o cualquier otra plataforma.

Por otra parte, al ser un programa diseñado para usuarios de ordenadores comunes y corrientes, este software requiere de muy poco o ningún mantenimiento, lo que sin duda es una gran ventaja para quienes no tienen mucha experiencia en el mundo de la informática.

  1. Mindmanager

Es un software de mapas mentales para visualizar ideas que busca facilitar una comunicación eficaz, gestionar el conocimiento, administrar proyectos y solucionar problemas de negocios mediante la creación e intercambio de mapas dinámicos de información, mapas mentales, diagramas de flujo de procesos, mapas conceptuales, cuadros de mando de proyectos, y demás herramientas visuales.

Ya sea mediante la aplicación de alguno de estos programas informáticos o con ayuda de un simple lápiz y un papel, elaborar un diagrama de Gantt puede ser una de las estrategias más efectivas que puede aplicarse en lo que respecta al área de gerencia de proyectos, ya que provee una imagen gráfica de un itinerario que puede ayudar a planificar, coordinar y monitorear las distintas actividades requeridas para una perfecta ejecución de los mismos.

Fuentes:

  1. Cómo construir una Gráfica de Gantt
  2. Diagramas de Gantt en Excel
  3. Diagrama de Gantt para Proyectos
  4. Gestión de Proyectos

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