La gráfica de Gantt es una herramienta de gran utilidad para las tareas de formulación y gerencia de proyectos, el cual puede llevarse a cabo de distintas maneras, ya sea mediante programas o aplicaciones especiales, o con la ayuda de un lápiz y un papel, pero a continuación hablaremos acerca de cómo crearlo a partir de la simple herramienta “Microsoft Excel”.
Si quieres saber más sobre esta gráfica visita nuestro artículo: ¿Qué es un Diagrama o Gráfica de Gantt?
Beneficios y utilidades de una Gráfica de Gantt
Las gráficas de Gantt facilitan la comprensión de un tema complejo bajo un esquema visual, que permite organizar las ideas al dividir los objetivos en secciones más pequeñas, en donde además resaltan los plazos para alcanzar las metas propuestas. Puedes encontrar todas las Ventajas de utilizar una Gráfica de Gantt en otro de nuestros artículos.
Es sin duda una herramienta eficaz desde un aspecto comunicativo, pues presenta de forma clara y concisa las distintas etapas de un proyecto, partiendo de un objetivo realizable y pasando por los diversos procesos que llevarán a una conclusión final. De esta manera, departamentos excluidos en primeras instancias y llamados a ser parte del proyecto podrán comprender rápidamente las acciones que tomará una determinada compañía.
De igual forma, la gráfica de Gantt propicia un ambiente de confianza dentro de una empresa respecto al acceso y reconocimiento de todos los recursos requeridos para aumentar la optimización.
Cómo crear una Gráfica de Gantt en Excel
1. El primer paso será crear nuestra tabla de datos con la información de cada actividad del proyecto: nombre de la actividad, fecha de inicio, duración y fecha de cierre. Hecho esto, nos colocamos en una celda vacía y luego presionamos Insertar > Gráficos > Barra, y de las opciones de Barra en 2-D seleccionamos “Barra apilada”.
2. Se abrirá un gráfico de barra completamente vacío y a continuación haremos click derecho sobre el gráfico y luego sobre “Seleccionar datos”.
3. Aparecerá un cuadro de diálogo con el nombre “Seleccionar origen de datos” y allí es donde colocaremos el rango de celdas con la información de las actividades de nuestra gráfica de Gantt.
4. Pulsamos el botón “Agregar” y se abrirá una ventana con el título “Modificar Serie”. Nos colocaremos en el recuadro “Valores de la serie” y seleccionaremos los valores de la columna de inicio de nuestras actividades.
5. Luego de hacer la selección, oprimimos el botón “Aceptar” y continuamos modificando las etiquetas del eje horizontal de esta primera serie de datos que acabamos de crear. Para ello, presionamos la opción “Editar” que aparece en la parte inferior de la sección “Etiquetas del eje horizontal” del cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos”.
6. Aparecerá una ventana con el nombre “Rótulos del eje” y seleccionaremos los valores de la columna “Actividades” de nuestra tabla de datos. Luego presionamos “Aceptar”.
7. Ahora, crearemos nuestra segunda serie de datos, para lo que presionaremos la opción “Agregar”, en el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos”, y añadiremos en el recuadro “Valores” de la ventana “Modificar serie” los valores de la columna “Duración” de nuestra tabla de datos. Luego, presionamos “Aceptar”.
8. Modificaremos las etiquetas del eje horizontal de esta segunda serie, seleccionando la misma y presionando la opción “Editar”.
9. Se abrirá la ventana “Rótulos de eje” y seleccionaremos los valores de la columna “Actividades” de nuestra tabla. Luego, presionamos “Aceptar” para salir de este cuadro de diálogo y nuevamente pulsaremos “Aceptar” para salir de la ventana “Seleccionar origen de datos”.
10. A continuación, ordenaremos las actividades de nuestro gráfico, de manera tal que la actividad A quede en la parte superior y la actividad D quede en la parte inferior. Para ello, haremos click derecho en el eje vertical y luego en la opción “Dar formato a eje”.
11. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo y deberemos marcar la casilla “Categorías en orden inverso” dentro de la sección “Opciones del eje”. Veremos que las actividades de nuestra gráfica de Gantt ahora están ordenadas.
12. Si nos fijamos bien, las barras azules sólo están para ayudarnos a ubicar el inicio, duración y final de las actividades (lo que representan las barras rojas), así que no es necesario que aparezcan en pantalla. Para ocultarlas, seleccionaremos alguna de las barras azules, haremos click derecho y marcaremos la opción “Dar formato a serie de datos”.
13. Se abrirá un cuadro de diálogo y nos dirigiremos a la sección “Relleno” para marcar la opción “Sin relleno”.
14. Podemos también eliminar el recuadro que muestra las series, para que haya más espacio a las barras, haciendo click derecho sobre este recuadro y pulsando eliminar.
15. A continuación, daremos formato al eje horizontal para que no exista tanto espacio libre del lado izquierdo de las barras, indicándole al gráfico el valor numérico donde debe empezar el eje horizontal. Nos colocaremos en la celda de inicio de la actividad A, haremos click derecho, seleccionaremos “Formato de Celda” y pulsaremos la opción “Número” en la sección “Categoría”.
16. Anotaremos el número de muestra (en este caso 42736) y pulsaremos “Cancelar”. Luego, haremos click derecho sobre el eje horizontal y seleccionaremos la opción “Dar formato a eje”.
17. Se abrirá una nueva ventana y en la sección “Opciones”, cambiaremos el valor mínimo automático por la opción “Fija”, y añadiremos el número de muestra que anotamos anteriormente.
18. Sin cerrar el cuadro de diálogo, iremos a la sección “Número” donde cambiaremos la categoría por “Personalizado”, y en el cuadro de “Código de formato” colocaremos el valor “dd/mm”. Al presionar “Aceptar” podremos apreciar mejor las fechas en el eje horizontal, expresadas en día y mes.
…y así es como debe verse nuestra gráfica de Gantt:
Como puedes ver, crear una gráfica de Gantt no tiene por qué ser tan complicado, podemos hacerlo rápido y fácil a partir de herramientas bastante accesibles como el tradicional Microsoft Excel.
