Son muchos los recursos que ha desarrollado la prestigiosa compañía americana Google en pro de la simplificación y eficiencia de las distintas tareas relacionadas con internet, softwares, dispositivos electrónicos y otras tecnologías, y en esta ocasión hablaremos acerca de los cada vez más populares “Formularios Google”.
¿Qué son los Formularios o Encuestas Google?
Se trata de una herramienta de Google, diseñada para facilitar la recopilación y disposición de todo tipo de información, así como la creación y aplicación de encuestas y cuestionarios en línea, los cuales resultan sumamente útiles para la obtención de datos requeridos para el desarrollo de proyectos e investigaciones, al igual que para la realización de trabajos prácticos y evaluaciones por vía electrónica.
Formularios trabaja de la mano con la función de Hojas de Cálculo de Google, y en pocas palabras te permite planificar actividades, administrar inscripciones en eventos, recopilar direcciones de correo electrónico para boletines y, por supuesto, preparar encuestas rápidas, todo a través de internet.
Es un recurso fácil de utilizar y una de las formas más simples de guardar datos directamente en una hoja de cálculo.
La forma en que funciona es bastante sencilla, básicamente creas una encuesta Google y automáticamente se genera una dirección URL que brinda el acceso a los usuarios para que puedan responder las preguntas de tu cuestionario, cuyos resultados se almacenan por defecto en una hoja de cálculo, de manera que puedes ejecutar funciones matemáticas avanzadas sobre tus datos con mayor facilidad.
Los formularios de Google son bastante fáciles y simples de usar, pero se puede hacer mucho con ellos. Si necesita y busca crear formularios más avanzados, también puede probar JotForm.
Ventajas de Utilizar Formularios o Encuestas Google
- Puede utilizarse de forma libre por cualquier persona.
- Implica costos mucho menores en comparación al sistema de aplicación de encuestas tradicional, en el que se requiere un mayor número de recursos para la recolección de datos, puesto que en este caso solo es necesaria la existencia de un equipo dotado de internet.
- Agiliza el tiempo de elaboración del cuestionario, así como también el tiempo de análisis de los resultados.
- Ofrece informes, gráficos y datos de los resultados en tiempo real.
- Permite exportar automáticamente los resultados a una hoja de cálculo de Google.
- Permite manejar una gran cantidad de información, lo que corresponde a aproximadamente dos millones de celdas de datos.
- Es una herramienta de gran alcance, ya que, al ser desarrollada mediante la web, permite cubrir un mayor número de encuestados con menos esfuerzo.
- Brinda mayor comodidad al encuestado y al entrevistador, ya que no requiere de una participación presencial, de modo que los cuestionarios pueden ser respondidos en el momento más adecuado para cada participante.
- Los formularios son receptivos, lo que significa que las encuestas pueden responderse en dispositivos con pantallas bien sea pequeñas o grandes.
- Es de gran utilidad para profesores y alumnos, ya que permite realizar evaluaciones y determinar en qué medida ha sido asimilado un determinado contenido, esto gracias a las estadísticas e informes de resultados que ofrece esta herramienta.
- No exige la creación de una cuenta en Google para responder a las encuestas, de manera que cualquier persona puede participar en ellos.
- Se pueden compartir las encuestas a través de correo electrónico, páginas web, Google+, Facebook o Twitter.
- Formularios o Encuestas Google te permite personalizar tus encuestas, añadiendo la foto o logotipo de tu preferencia, además de proporcionarte una serie de temas predeterminados que podrás seleccionar para establecer los colores que quieres ver en tu diseño.
- Ofrece 9 diferentes tipos de preguntas a escoger, con campos de texto, imagen y video incluidos.
- Cuenta con una configuración de uso compartido de encuestas de Google, que te permite controlar quién puede ver y editar tus encuestas.
- Brinda la opción de añadir colaboradores para crear la encuesta de manera grupal.
- Cuenta con un centro de asistencia de editores de documentos, que brinda información sobre cómo crear y trabajar con los formularios.
¿Cómo crear una Encuesta con Formularios Google?
Crear una encuesta a través de Formularios Google es muy sencillo, solo debes seguir los siguientes pasos:
- Dirígete a docs.google.com/forms.
- Abajo a la derecha aparecerá un botón con el símbolo “+”, sobre el cual deberás hacer click para proceder con la creación del nuevo formulario.
3. Una vez hecho esto, se abrirá automáticamente un nuevo formulario.
4. Puedes personalizar tu encuesta con los colores que desees. Las opciones las encontrarás en la parte superior de la pantalla, al hacer click en la opción “Paleta de colores”.
5. Comienza añadiendo las preguntas de tu cuestionario. Justo al lado del campo donde debes escribir el título de la pregunta, se muestra una casilla desplegable con los distintos tipos de pregunta que puedes escoger. Es bueno que sepas que conforme vas redactando una pregunta, Encuestas Google intenta adivinar de qué tipo de pregunta se trata, para posteriormente ofrecerte algunas sugerencias en cuanto a las respuestas.
Una vez que hayas colocado el título y hayas seleccionado el tipo de pregunta, escribe las posibles respuestas a la misma. Puedes activar la opción “Obligatorio” si deseas impedir que los participantes de la encuesta dejen preguntas sin contestar.
6. Para añadir una imagen a una pregunta, haz click en la pestaña “Añadir imagen”, la cual aparece al lado derecho de la pregunta, esto te permitirá subir la imagen desde la web o desde tu equipo, y luego haz click en “Seleccionar”.
Ahora, si lo que quieres es añadir una imagen a una respuesta, haz click en una pregunta de opción múltiple o de casilla de verificación y luego haz click en la pestaña “Añadir Imagen”, ubicada al lado derecho de la opción de respuesta. Sube la imagen desde la web o elige alguna de tu biblioteca de imágenes y haz click en “Seleccionar”.
También puedes añadir a tu encuesta alguna imagen o video de Youtube. Para hacerlo, debes abrir el cuestionario, hacer click en “Añadir Imagen” o en “Añadir video”, dependiendo del elemento que desees incorporar, elegir la imagen o el video y luego hacer click en “Seleccionar”. Ten en cuenta que no se pueden incluir videos en las preguntas, solo podrán colocarse antes o después de ellas.
7. Si deseas añadir una sección para leer y complementar tu encuesta de forma sencilla, solo debes abrir tu cuestionario, hacer click en la opción “Agregar Sección”, la cual se encuentra ubicada en la barra de herramientas móvil vertical que se muestra en la parte derecha, y asignarle un nombre a la nueva sección.
8. Para duplicar preguntas e imágenes, selecciona la opción “Duplicar” que aparece en la parte inferior.
Pero si quieres duplicar una sección, solo debes hacer click en el encabezado de sección, seleccionar la opción “Más” y luego hacer click en “Duplicar Sección”.
Ahora, si lo que quieres es eliminar una sección, haz click en un encabezado de sección, luego selecciona la opción “Más” y haz click en “Eliminar Sección”.
9. Puedes editar las preguntas, encabezados o descripciones de tus formularios al hacer click en el texto que deseas cambiar. También puedes eliminar preguntas, haciendo click en el ícono de la papelera que se muestra en la parte inferior, o puedes eliminar imágenes, seleccionando la “X” que aparece junto a ellas.
En caso de que hayas cometido un error o quieras revertir una acción, solo debes hacer click en la opción “Más”, ubicada en la parte superior derecha de tu encuesta Google, y luego seleccionar la opción “Deshacer”.
10. Formularios Google te da la opción de ordenar las preguntas y las respuestas de forma aleatoria para cada persona que participe en la encuesta. Ten en cuenta que las preguntas y las respuestas solo se ordenan de manera aleatoria una vez según dirección de correo electrónico. Si deseas que cada encuestado encuentre las preguntas y respuestas en un orden diferente, debes enviarles el cuestionario de forma individualizada.
Para ordenar las preguntas de forma aleatoria, debes hacer click en la rueda dentada que se muestra en la parte superior, seleccionar la opción “Presentación” y marcar la casilla ubicada junto a la pestaña “Orden de preguntas aleatorio”
Ahora, si lo que deseas en ordenar las respuestas de manera aleatoria, debes hacer click en una pregunta, seleccionar la opción “Más”, ubicada en la parte inferior derecha, y luego hacer click en “Ordenar las opciones aleatoriamente”. De esta manera cada persona que rellene el formulario podrá encontrar las opciones de respuestas distribuidas de una forma diferente. Ten en cuenta que esto funciona únicamente con las respuestas de selección múltiple, de casillas de verificación o de listas desplegables.
11. Una vez que hayas terminado tu Google encuesta, puedes compartir el enlace al mismo a través de tu página web, correo electrónico o redes sociales (Google+, Facebook y Twitter), haciendo click en el botón “Enviar” que aparece en la parte superior de la pantalla.
Allí también encontrarás la opción “Añadir Colaboradores”, que te permitirá enviar un vínculo habilitado únicamente para el grupo de personas que tú selecciones, quienes podrán ayudarte en la elaboración de tu encuesta Google.
Como ves, crear encuestas o cuestionarios de la mano con Formularios o Encuestas Google es un procedimiento bastante sencillo, que además te permite optimizar tu tiempo y tus recursos, garantizándote resultados de excelente calidad. Así que, ¿qué estás esperando? Crea y aplica tus encuestas con Google, verás que vale la pena.
