Hoy en día las videoconferencias son una de las técnicas más frecuentadas tanto por las empresas para mantener la productividad y aumentar su rendimiento, como en las escuelas, universidades e institutos para dictar clases y talleres. Incluso son utilizadas para realizar reuniones familiares y entre amigos, por eso en este artículo te hablaremos de Zoom y sus funciones, que le han posicionado como la aplicación más utilizada para reuniones y videollamadas en este año 2020.
Su diseño y variedad de herramientas facilitan la creación de reuniones a través de videoconferencias, mensajería virtual y llamadas.
Comienza por registrarte
Aunque no es necesario llenar el formulario de registro para participar en una reunión en Zoom, es recomendable hacer este proceso para ser anfitrión de videoconferencias. Este programa contiene dos modalidades, Zoom Meetings para ingresar a través de una invitación y Zoom Room, que representa la configuración física del hardware.
Así pues, iniciamos nuestro registro ingresando al portal oficial:
Dentro del rectángulo de color rojo señalamos el enlace de Zoom y en el azul, muestra la opción para llenar el formulario de registro.
Una vez completamos nuestros datos, recibiremos un correo electrónico sobre el cual debemos validar nuestra dirección email para comenzar a usar las funciones de Zoom.
Este programa está disponible para diversos sistemas operativos; los podemos encontrar para computadoras de escritorio con Windows, Linux y Mac y para dispositivos móviles con sistemas Android y iOS.
¿Cómo lo descargo?
Hay dos formas de instalar Zoom en nuestra computadora: una manual, usando los atajos del portal ubicados en el inferior de la página, como lo observamos en la imagen encerrada en un rectángulo rojo:
Pero también puedes usar una forma automática de descarga con seleccionar la opción “Ser anfitrión de una reunión”, activando la modalidad que se adapte a nuestra necesidad:
Al seleccionar la función que requerimos seremos redirigidos a una página en donde podemos activar la descarga:
Descargar Zoom para Android
Los dispositivos con sistema operativo Android facilitan la descarga de cualquier aplicación que el usuario requiera, gracias a la herramienta Play Store. Lo que debemos tomar en cuenta para poder instalar Zoom en nuestro equipo es ubicar el programa correcto.
Una vez que entramos a Play Store, usamos la función de Buscar y escribimos ZOOM Cloud Meetings, que nos permitirá hacer uso de esta aplicación con nuestro plan básico gratuito para crear y participar en reuniones.
Realiza una videollamada
Una vez hayamos descargado el programa en nuestro dispositivo, es momento de comunicarnos abiertamente y de forma sencilla a través de una videollamada.
Este es nuestro tablero Zoom, en donde encontraremos todas las opciones disponibles para iniciar una reunión. La función encerrada en el cuadro de color rojo es la que necesitaremos para iniciar una nueva videoconferencia siendo nosotros los anfitriones de la misma. A la derecha tenemos la opción “Unirse”, en donde podemos participar en otra reunión con solo ingresar los datos de seguridad que suministró el creador. Además, una opción bastante óptima para agendar futuras llamadas y una de mucha utilidad en donde podemos realizar comunicaciones solo mostrando nuestra pantalla, ideal para clases en línea o para explicar proyectos y tutoriales.
Antes de iniciar la comunicación, Zoom nos permite verificar y optimizar los sistemas de audio y video para una mejor calidad. En esta ventana aparecerá nuestro nombre de usuario a quien, para efectos de ejemplo, llamaremos “ANFITRIÓN”. Ahora lo siguiente es invitar a uno o más participantes.
En la barra de herramientas ubicada en la parte inferior de la ventana, hacemos clic en “Participantes” y posteriormente “Invitar”.
Podemos hacer llegar nuestra notificación de invitación a una reunión a través de correos electrónicos o bien, copiar la dirección o link de la llamada para luego enviarla a través de cualquier servicio de mensajería instantánea como WhatsApp, Hangouts, entre otros.
Una vez que el participante acepte la invitación, podrá instalar la aplicación (en caso de no poseerla) e iniciar la comunicación. Debemos recordar que en el Plan Basic podemos integrar hasta 100 participantes en una misma videoconferencia por al menos 40 minutos de duración. Estas condiciones mejoran con la suscripción a planes pagos en donde podrían agregarse hasta un total de 1.000 usuarios, función muy utilizada para conferencias de grandes empresas.
Unirse a una reunión
Hemos repasado la forma más sencilla de crear una reunión en calidad de anfitrión y ahora veremos cómo podemos activar la participación a una conferencia siendo invitados.
Cada llamada tiene un número identificador y una contraseña que el usuario registra para proteger la comunicación. Para ello debemos seleccionar la segunda opción de nuestro tablero Zoom, “Unirse”.
Luego de seleccionar la función, aparecerá un recuadro en donde debemos rellenar los dantos colocando el ID o link de la llamada suministrado por el anfitrión. En esa ventana podemos configurar las opciones de video y audio y al aceptar, iniciará la transmisión.
Agenda un evento en Zoom
Sincronizando los calendarios de esta aplicación con tus correos electrónicos podrás convertir tus eventos en eventos Zoom o bien, crear nuevas reuniones para los próximos días, al hacer clic en “Agendar”.
Al activar esta función obtendremos una ventana de herramientas en donde describiremos nuestro próximo evento.
Dentro del rectángulo rojo podemos escoger el título o tema de la reunión que vamos a preparar, además de la fecha, hora y duración, recordando siempre que este último factor dependerá del plan al que estemos suscritos con Zoom.
En las opciones encerradas en verde podemos generar una ID o usar la que el sistema otorga de forma predeterminada, además de una contraseña. Ambos datos son de vital importancia pues los participantes deberán suministrarlos para poder acceder a la conferencia.
En el espacio azul configuraremos las opciones audiovisuales de la llamada.
Podemos sincronizar nuestros calendarios ya existentes en otros programas y correos para convertir nuestras próximas reuniones en eventos Zoom, función que especifica el recuadro naranja.
Por último, contamos con opciones avanzadas en las que podemos complementar la configuración de nuestro evento.
Comparte con los participantes lo que ves en tu pantalla
Esta es sin duda una función ideal para la realización de clases en línea o evaluación de cuadros estadísticos, tutoriales, etc. En una reunión con varios participantes, resulta mucho más fácil explicar algunos puntos gráficos con el uso de esta herramienta.
Además, Zoom cuenta con una pizarra para poder modificar los datos de lo que quieres explicar para que en tiempo real puedas suministrar más y más contenido de forma cronológica. La opción “Compartir pantalla” de color verde es la que usaremos para esto.
Tendremos a nuestra disposición una ventana con nuevas alternativas
Graba tus conversaciones y chatea
En Zoom puedes grabar tus videoconferencias desde el propio Plan Basic gratuito, para poder registrar todas tus reuniones con límite de almacenamiento en la nube. Para ello debes seleccionar la opción “Grabar” en la barra de herramientas ubicada en la parte inferior.
También puedes usar el servicio de chat y mensajería instantánea y complementar tus reuniones con mensajes y expresiones. Como la calidad del video dependerá de tu conexión a internet, es una alternativa muy útil para mantener la comunicación efectiva.
